1.Introducción de la Gestión Documental en un Proceso de Gestión del Conocimiento

1.1.Concepto y Marco Teórico

1.1.1. La gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento (GC) en su definición más simple podría ser el proceso mediante el cual el usuario planifica la búsqueda de información, es decir, localiza, recupera, procesa, registra, genera, presenta y evalúa la información de manera tal que ésta pueda ser transformada en conocimiento.

La definición más actual hoy día sería el conjunto de acciones destinadas a organizar y estructurar los procesos, mecanismos e infraestructuras de la empresa con el fin de crear, almacenar y reutilizar los conocimientos organizativos.

La gestión de los conocimientos colectivos de una empresa guarda una estrecha relación con las diversas áreas funcionales de la organización, por ello, la gestión del conocimiento debe partir de observar el carácter dinámico de la función y su enfoque sistémico, primero partiendo de la idea de organizar los conocimientos que han sido aprendidos y que son las entradas del sistema que incorpora en determinados procesos de transformación y aprendizaje, gracias a los cuales se logrará crear un nuevo conocimiento que le diferencia del resto de competidores.

La sociedad de la información se caracteriza por el empleo de la información y el conocimiento como recursos que permiten y gestionan el crecimiento personal y organizacional.

Dentro de la GC es vital compartir, evaluar, acceder y utilizar la información, que previamente debe haber sido clasificada, ordenada y en algún caso, discriminada  (es necesario cada cierto tiempo hacer expurgo para eliminar o dar de baja la documentación obsoleta):

  • En caso de discriminación o expurgo la documentación puede seguir dos caminos paralelos:
    • Si la información no es útil: eliminarla y realizar expurgo
    • Si la información es útil:
      • Información vigente y actual: mantenerla en repositorio
      • Información obsoleta pero que podría ser necesaria: pasarla a un repositorio de histórico, que también habrá que revisar una vez al año, de manera que todo aquello que en ese tiempo no se haya consultado nunca es susceptible de eliminación y expurgo

La comunidad se desarrolla de una nueva manera, en un hábitat informático en el que los actores se transforman modificando los modos de vida, aprendizaje y trabajo, que facilita los modos, procedimientos y formas de comunicarse.

1.1.2. La gestión documental

La Gestión documental (GD) es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, que permitan la recuperación de información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

La GD debe permitir el desarrollo, la implantación, evaluación  y el acceso unificado a la información desde la creación de los documentos, hasta su destrucción o transferencia a los archivos en la organización al:

  • Personal de la empresa u organización
  • Personal externo u otro tipo de usuarios

La gestión documental se convierte en una necesidad para las organizaciones, ya que necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada, y supone un verdadero reto ya que incluye conceptos como “Gestión electrónica de documentos”, “Auditorías de información”, “Evaluación de servicios”, Etc.

Beneficios generales de emplear la práctica de la Gestión documental:

  • Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa/usuarios/clientes
  • Aumentar el valor de la información de la empresa y la consiguiente Gestión del Conocimiento
  • Evitar la duplicación de tareas y de los tiempos de búsqueda de la información interna
  • Incrementar la calidad de los servicios y la productividad

La gestión documental efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él teniendo una visión global obligatoriamente necesaria.

Las principales áreas que debería englobar un sistema de Gestión Documental son las siguientes:

  • Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos mediante búsquedas sencillas.
  • Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.
  • Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o eliminar completamente. Si os suena esta situación, seguro que apreciaréis la mejora productiva que puede suponer.

1.1.3. Gestión de la información

La Gestión de la información (GI) es la función de alta dirección para desarrollar una serie de políticas, programas y procedimientos para planificar, gestionar y controlar eficazmente las necesidades de información y los recursos de soporte de manejo de la misma. Es la actividad que se refiere a conseguir la información adecuada, en la forma adecuada, para la persona adecuada, al coste adecuado, en el momento adecuado y el lugar adecuado, para poder tomar la acción o decisión adecuada.

Se podría definir también como el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan los recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información dentro, y para la sociedad o grupos a los que sirve. Tiene como elemento básico el ciclo de vida de los recursos y las unidades especializadas que manejan estos recursos de manera intensiva, que llamaremos Unidades de Información.

El objetivo fundamental de la GI consiste en aprovechar la información de los recursos y capacidades de información de la organización con el fin de permitir a la organización y a quien forma parte de ella, adaptarse a su entorno variable en el tiempo.

1.2.Relación de la Gestión del Conocimiento y la Gestión Documental

La Gestión del conocimiento (GC) se vincula con la creación y uso del conocimiento entre los miembros de una organización y su entorno, y a la vez dentro de la propia organización, lo que permite abrir la riqueza del conocimiento existente, por lo que es importante encontrar la clave de dónde están las oportunidades que permitan mejorar el rendimiento, y cuáles son las características del tipo de conocimiento que puedes ser sistematizado, capturado  y compartido; el capital intelectual de una organización es el activo más valioso que tiene, el conocimiento hace que los seres humanos creen a partir de él nuevas ideas, visiones e interpretaciones y lo apliquen en la toma de decisiones.

Desde la práctica, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental.

Hay tres aspectos que se cruzan en todo este desarrollo: personas, información y tecnologías de la información en conjunto con la comunicación. La combinación de todas ellas da lugar a una serie de capacidades que son lo que realmente constituye el capital de la organización; una vez que se reconoce su valor, las organizaciones, instituciones o empresas deben trabajar para que los documentos, la información y el conocimiento que fluye entre sus integrantes no se pierda.

En este punto suele surgir un problema importante, ya que si un alto porcentaje de documentos y contenido de la organización se encuentran sin estructurar y sistematizar, las habilidades para utilizar la información contenida en ellos decrecen de modo considerable, para lo cual  es necesario crear una infraestructura que integre la documentación estructurada correctamente con la no estructurada dentro de un verdadero sistema, de forma que el capital documental de la organización permita canalizar y agilizar los procesos informativos y la difusión de la información a través de los documentos, conformando un Sistema de Información.

En toda esta difusión de la información es importante definir flujos de trabajo, especificando cómo se generan los documentos, y de dónde emanan, situando así a la GD en el punto inicial de todo trabajo que aspire a desenvolverse en este entorno, y haciendo  indispensable al archivo como instrumento de la GI.

El transformar la documentación y la información como un recurso estratégico de la organización es un auténtico reto para conseguir facilitar la toma de decisiones, aumentar la capacidad de reacción o descubrir nuevas oportunidades que fortalezcan el aumento eficaz de la gestión empresarial.

1.3.Sistemas administrativos versus sistemas documentales

La tecnología de los sistemas administrativos suele basarse en el modelo relacional, y la tecnología de los sistemas documentales se basa en el modelo textual. En ambos casos las tecnologías disponen de un sistema de gestión de bases de datos como núcleo, aunque existen posibilidades reales de que se combinen ambas.

Los sistemas relacionales utilizan la tabla como estructura de datos. Una tabla es una matriz de dos dimensiones compuesta de filas y columnas. Cada columna corresponde a un campo, y cada fila corresponde a un registro. En una tabla, la longitud de cada campo debe estar determinada y prefijada de antemano, y no admite valores repetidos (por ejemplo, dos autores, o diversas palabras clave).

Los sistemas documentales, en cambio, utilizan el modelo textual, basado en el fichero invertido y campos de extensión variable con valores repetidos. Es el único modelo que, por ahora, se ajusta a la necesidad de los documentos científico-técnicos.

En el modelo textual, cada cadena de caracteres puede ser un punto de acceso al registro, y aquí aparece una de las diferencias más notables con el modelo relacional. Es decir, en el modelo textual la descripción del documento cumple un papel doble:

  • Por un lado actúa como representación del documento original
  • Por otro lado, cada término o palabra de la descripción actúa como un punto de acceso al documento.

En cambio, en los sistemas relacionales sólo sirve como punto de acceso la primera cadena de caracteres de cada campo.

 

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