2. Objetivos de la Gestión Documental

El objetivo de toda gestión documental se podría decir que es tener actualizada y accesible de manera constante la documentación, lo que incluye realizar un seguimiento y mantenimiento de la misma para conseguir ese fin.

2.1. Objetivo General

 Organización, control y seguimiento de documentos

2.2. Objetivos Específicos

  • Normalizar los documentos administrativos fijando las políticas correctas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los mismos.
  • Agilizar la tramitación administrativa
  • Establecer los procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la conservación y uso del patrimonio documental.
  • Organizar de forma homogénea y eficaz la documentación administrativa
  • Establecer políticas de conservación de documentos en soporte papel y en soporte electrónico
  • Establecer políticas y normas para la creación de nueva documentación, intentando mantener la igualdad de los diferentes tipos documentales
  • Sensibilizar al usuario sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos

Para la consecución de todos estos objetivos generales y específicos hay que establecer unas políticas y normas en torno a:

  • Normativa sobre los tipos documentales y sus siglas para la denominación de los documentos bajo un lenguaje controlado y específico
  • Normativa sobre el contenido mínimo que deben tener los documentos, inclusive las relaciones entre ellos
  • Metodología de flujos, modificación, creación y actualización de documentos
  • Sistema de clasificación de documentos en el repositorio

2.3. Ventajas que produce la implementación de la gestión documental

La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información que generalmente se conserva en las organizaciones, y tiene las siguientes ventajas:

  • Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel
  • Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
  • Reducción de los costes de archivado
  • Reducción de la recuperación de un documento.
  • Acceso concurrente a un documento.
  • Mejora de atención a los clientes.
  • Reducción de costes legales.
  • Reducción de costes de acceso a la documentación.
  • Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos
  • Incremento en la satisfacción de los usuarios internos

 2.4.     Sistema de gestión documental

Se define Gestión documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

Un programa de gestión documental se puede definir como el “conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”

Anuncios
Esta entrada fue publicada en Gestión de la Información y etiquetada , . Guarda el enlace permanente.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s